Rechnen statt schätzen: Wo externes Fulfillment im E-Commerce wirklich Geld spartCalculate instead of guessing: where external fulfilment really saves money in e-commerce
Der häufigste Einwand gegen externes Fulfillment lautet: Das ist doch viel teurer, als es selbst zu machen.
Der Einwand ist verständlich. Er entsteht, weil zwei Zahlen verglichen werden, die nicht vergleichbar sind: Auf der einen Seite steht ein Angebot mit klaren Positionen – so viel je Auftrag, so viel je Position, so viel je Palette und Monat. Auf der anderen Seite steht eine Zahl, die niemand je vollständig aufgeschrieben hat.
Machen wir das einmal.
Was das eigene Lager wirklich kostet
Nehmen Sie einen Zettel und tragen Sie ein, was in Ihrem Fall zutrifft. Nicht schätzen – nachsehen.
Fläche
- Kaltmiete je Quadratmeter mal Fläche
- Nebenkosten: Heizung, Strom, Wasser, Müll
- Versicherung für Gebäude und Warenbestand
- Abschreibung auf Regale, Packtische, Hubwagen, Stapler
- Wartung, Prüfungen, Brandschutz, Reinigung
Personal
- Bruttolöhne aller Lagerkräfte plus Arbeitgeberanteil
- Urlaubs- und Krankheitstage – bezahlt, aber ohne Leistung
- Zeitarbeit oder Aushilfen in der Hochsaison, meist zum deutlich höheren Satz
- Einarbeitung: die ersten vier Wochen einer neuen Kraft sind Kosten, kein Ertrag
- Ihre eigene Zeit, ehrlich bewertet – Führung, Vertretung, Feuerwehr
Material und Technik
- Kartons, Klebeband, Füllmaterial, Etiketten, Beilagen
- Drucker, Scanner, Waagen, Wartung
- Software: Warenwirtschaft, Versandsoftware, Lizenzen je Arbeitsplatz
Und die Position, die fast immer fehlt
- Fehlerkosten: Nachlieferungen, kostenlose Ersatzsendungen, Gutschriften, verlorene Kunden
- Schwund und Bestandsdifferenzen
- Überstunden und Wochenendarbeit im vierten Quartal
Teilen Sie die Jahressumme durch die Zahl Ihrer Aufträge. Diese Zahl – Vollkosten je Auftrag – ist die einzige, die man einem Angebot gegenüberstellen darf. Erfahrungsgemäß liegt sie deutlich höher als vermutet, und zwar besonders bei Händlern mit weniger als 150 Aufträgen am Tag.
Der eigentliche Hebel: aus fix wird variabel
Selbst wenn beide Zahlen gleich wären, bliebe ein Unterschied, den keine Tabelle zeigt: Ihr Lager kostet auch dann, wenn nichts passiert.
Ein Mietvertrag über fünf Jahre kennt keine Saison. Ein fest angestellter Mitarbeiter auch nicht. Ein Fulfillment-Vertrag dagegen atmet mit Ihrem Umsatz: doppelte Auftragsmenge im Dezember, doppelte Rechnung; halbe Menge im Februar, halbe Rechnung. Für ein wachsendes oder schwankendes Geschäft ist das nicht nur billiger, sondern planbarer.
Die teuerste Kapazität ist die, die im Februar leer steht und im November trotzdem nicht reicht.
Fünf Hebel, die sofort wirken
1. Porto über Bündelung
Ein Dienstleister mit 50.000 Sendungen im Monat verhandelt andere Konditionen als ein Händler mit 800. Dieser Unterschied ist der größte Einzelposten – Porto ist bei den meisten Händlern der höchste variable Kostenblock überhaupt.
2. Verpackung und Volumen
Professionelle Kartonagenwahl, passende Größenstaffeln und weniger Luft im Paket senken das Volumengewicht. Nebenbei sinken Transportschäden – und jeder vermiedene Schaden spart eine komplette zweite Sendung.
3. Retouren als Prozess statt als Ärgernis
Standardisierte Prüfung, schnelle Wiedereinlagerung, saubere Erfassung der Gründe. Wer eine Retoure in Stunden statt in Tagen wieder verkaufsfähig hat, verkauft dieselbe Ware in derselben Saison ein zweites Mal.
4. Fehlerquote
Eine Falschlieferung kostet nicht nur das Porto zurück und hin, sondern auch Kundenservice, Gutschrift und Reputation. Der Unterschied zwischen einer Pickgenauigkeit von 99,0 und 99,8 Prozent klingt klein und ist bei 100.000 Positionen im Jahr der Unterschied zwischen 1.000 und 200 Fehlern.
5. Kapitalbindung
Wer keine Halle mietet, keine Regale kauft und keinen Stapler finanziert, hat dieses Geld für Ware, Marketing oder Sortimentsaufbau – also für die Dinge, die tatsächlich Umsatz erzeugen.
So vergleichen Sie Angebote seriös
- Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen. Bitten Sie um eine Beispielrechnung auf Basis Ihrer letzten zwölf Monate, nicht um eine Preisliste.
- Fragen Sie nach den Nebenpositionen. Wareneingang, Einlagerung, Retourenbearbeitung, Sonderarbeiten, Kartonage, Etiketten, Beilagen – hier liegt der Unterschied zwischen günstig und teuer.
- Klären Sie den Porto-Weg. Rechnet der Dienstleister das Porto durch, oder schlägt er auf? Beides ist legitim, aber Sie müssen es wissen.
- Prüfen Sie Mindestumsätze. Eine Mindestabnahme macht aus variablen Kosten wieder fixe.
- Rechnen Sie den Umzug mit. Einmalige Kosten für Bestandsverlagerung, Anbindung und Parallelbetrieb gehören ins erste Jahr.
Wann sich der Wechsel nicht lohnt
Der Vollständigkeit halber: Wenn Sie eine eigene, bezahlte Halle besitzen, gleichmäßige Mengen fahren, ein sehr spezielles Handling brauchen und ein eingespieltes Team haben – dann lassen Sie es. Externes Fulfillment ist ein Werkzeug, kein Glaubenssatz. Es lohnt sich dort, wo Schwankung, Wachstum oder Personalmangel die eigene Struktur teurer machen, als sie aussieht.
Kostenvergleich mit Ihren Zahlen anfordern
Sie schicken uns Auftragsmenge, Sortiment und Sendungsgewichte – Sie bekommen eine Gegenüberstellung, die Sie Ihrem Steuerberater vorlegen können.
The most common objection to external fulfilment is: That's far more expensive than doing it ourselves.
The objection is understandable. It arises because two figures are being compared that are not comparable: on one side there is a quote with clear line items – this much per order, this much per item, this much per pallet and month. On the other side there is a figure that nobody has ever written down in full.
Let's do exactly that.
What your own warehouse really costs
Take a sheet of paper and enter what applies in your case. Don't estimate – look it up.
Space
- Net rent per square metre times floor space
- Utilities: heating, electricity, water, waste
- Insurance for the building and the stock
- Depreciation on shelving, packing benches, pallet trucks, forklifts
- Maintenance, inspections, fire protection, cleaning
Staff
- Gross wages of all warehouse staff plus employer contributions
- Holiday and sick days – paid, but without output
- Temporary staff or casual helpers in peak season, usually at a considerably higher rate
- Onboarding: the first four weeks of a new hire are cost, not return
- Your own time, honestly valued – leadership, cover, firefighting
Materials and equipment
- Cartons, tape, filling material, labels, inserts
- Printers, scanners, scales, maintenance
- Software: ERP, shipping software, licences per workstation
And the item that is almost always missing
- Error costs: subsequent deliveries, free replacement shipments, credit notes, lost customers
- Shrinkage and stock discrepancies
- Overtime and weekend work in the fourth quarter
Divide the annual total by the number of your orders. This figure – full cost per order – is the only one you may set against a quote. Experience shows it is considerably higher than assumed, and particularly so for retailers with fewer than 150 orders a day.
The real lever: fixed becomes variable
Even if both figures were the same, one difference would remain that no spreadsheet shows: your warehouse costs money even when nothing happens.
A five year lease knows no season. Neither does a permanently employed member of staff. A fulfilment contract, by contrast, breathes with your revenue: twice the order volume in December, twice the invoice; half the volume in February, half the invoice. For a growing or fluctuating business, that is not only cheaper but easier to plan.
The most expensive capacity is the one that stands empty in February and still isn't enough in November.
Five levers that take effect immediately
1. Postage through bundling
A service provider with 50,000 shipments a month negotiates different terms than a retailer with 800. This difference is the largest single item – for most retailers, postage is the biggest variable cost block of all.
2. Packaging and volume
Professional choice of cartons, suitable size ranges and less air in the parcel reduce volumetric weight. As a side effect, transport damage falls – and every damage avoided saves an entire second shipment.
3. Returns as a process rather than an annoyance
Standardised inspection, fast return to stock, clean recording of the reasons. Anyone who has a return ready for sale again within hours instead of days sells the same goods a second time in the same season.
4. Error rate
An incorrect delivery costs not only the postage there and back, but also customer service, credit note and reputation. The difference between a pick accuracy of 99.0 and 99.8 per cent sounds small and, with 100,000 items a year, is the difference between 1,000 and 200 errors.
5. Tied up capital
Anyone who rents no warehouse, buys no shelving and finances no forklift has that money available for goods, marketing or range development – in other words for the things that actually generate revenue.
How to compare quotes properly
- Calculate with your real figures. Ask for a sample calculation based on your last twelve months, not for a price list.
- Ask about the additional items. Goods receipt, putaway, returns processing, special work, cartons, labels, inserts – this is where the difference between cheap and expensive lies.
- Clarify how postage is handled. Does the service provider pass the postage through or add a margin? Both are legitimate, but you need to know.
- Check minimum revenues. A minimum commitment turns variable costs back into fixed ones.
- Include the move in your calculation. One off costs for relocating stock, system integration and parallel operation belong in the first year.
When switching isn't worth it
For the sake of completeness: if you own your own paid off warehouse, run steady volumes, need very specialised handling and have a well practised team – then leave it. External fulfilment is a tool, not an article of faith. It pays off where fluctuation, growth or staff shortages make your own structure more expensive than it looks.
Request a cost comparison with your figures
You send us order volume, product range and shipment weights – you get a comparison you can put in front of your tax adviser.
Einfach konfigurierenEasy configure
Konfigurieren Sie Ihr Fulfillment-AngebotConfigure Your Fulfillment Offering
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