Rechnen statt schätzen: Wo externes Fulfillment im E-Commerce wirklich Geld spart
Der häufigste Einwand gegen externes Fulfillment lautet: Das ist doch viel teurer, als es selbst zu machen.
Der Einwand ist verständlich. Er entsteht, weil zwei Zahlen verglichen werden, die nicht vergleichbar sind: Auf der einen Seite steht ein Angebot mit klaren Positionen – so viel je Auftrag, so viel je Position, so viel je Palette und Monat. Auf der anderen Seite steht eine Zahl, die niemand je vollständig aufgeschrieben hat.
Machen wir das einmal.
Was das eigene Lager wirklich kostet
Nehmen Sie einen Zettel und tragen Sie ein, was in Ihrem Fall zutrifft. Nicht schätzen – nachsehen.
Fläche
- Kaltmiete je Quadratmeter mal Fläche
- Nebenkosten: Heizung, Strom, Wasser, Müll
- Versicherung für Gebäude und Warenbestand
- Abschreibung auf Regale, Packtische, Hubwagen, Stapler
- Wartung, Prüfungen, Brandschutz, Reinigung
Personal
- Bruttolöhne aller Lagerkräfte plus Arbeitgeberanteil
- Urlaubs- und Krankheitstage – bezahlt, aber ohne Leistung
- Zeitarbeit oder Aushilfen in der Hochsaison, meist zum deutlich höheren Satz
- Einarbeitung: die ersten vier Wochen einer neuen Kraft sind Kosten, kein Ertrag
- Ihre eigene Zeit, ehrlich bewertet – Führung, Vertretung, Feuerwehr
Material und Technik
- Kartons, Klebeband, Füllmaterial, Etiketten, Beilagen
- Drucker, Scanner, Waagen, Wartung
- Software: Warenwirtschaft, Versandsoftware, Lizenzen je Arbeitsplatz
Und die Position, die fast immer fehlt
- Fehlerkosten: Nachlieferungen, kostenlose Ersatzsendungen, Gutschriften, verlorene Kunden
- Schwund und Bestandsdifferenzen
- Überstunden und Wochenendarbeit im vierten Quartal
Teilen Sie die Jahressumme durch die Zahl Ihrer Aufträge. Diese Zahl – Vollkosten je Auftrag – ist die einzige, die man einem Angebot gegenüberstellen darf. Erfahrungsgemäß liegt sie deutlich höher als vermutet, und zwar besonders bei Händlern mit weniger als 150 Aufträgen am Tag.
Der eigentliche Hebel: aus fix wird variabel
Selbst wenn beide Zahlen gleich wären, bliebe ein Unterschied, den keine Tabelle zeigt: Ihr Lager kostet auch dann, wenn nichts passiert.
Ein Mietvertrag über fünf Jahre kennt keine Saison. Ein fest angestellter Mitarbeiter auch nicht. Ein Fulfillment-Vertrag dagegen atmet mit Ihrem Umsatz: doppelte Auftragsmenge im Dezember, doppelte Rechnung; halbe Menge im Februar, halbe Rechnung. Für ein wachsendes oder schwankendes Geschäft ist das nicht nur billiger, sondern planbarer.
Die teuerste Kapazität ist die, die im Februar leer steht und im November trotzdem nicht reicht.
Fünf Hebel, die sofort wirken
1. Porto über Bündelung
Ein Dienstleister mit 50.000 Sendungen im Monat verhandelt andere Konditionen als ein Händler mit 800. Dieser Unterschied ist der größte Einzelposten – Porto ist bei den meisten Händlern der höchste variable Kostenblock überhaupt.
2. Verpackung und Volumen
Professionelle Kartonagenwahl, passende Größenstaffeln und weniger Luft im Paket senken das Volumengewicht. Nebenbei sinken Transportschäden – und jeder vermiedene Schaden spart eine komplette zweite Sendung.
3. Retouren als Prozess statt als Ärgernis
Standardisierte Prüfung, schnelle Wiedereinlagerung, saubere Erfassung der Gründe. Wer eine Retoure in Stunden statt in Tagen wieder verkaufsfähig hat, verkauft dieselbe Ware in derselben Saison ein zweites Mal.
4. Fehlerquote
Eine Falschlieferung kostet nicht nur das Porto zurück und hin, sondern auch Kundenservice, Gutschrift und Reputation. Der Unterschied zwischen einer Pickgenauigkeit von 99,0 und 99,8 Prozent klingt klein und ist bei 100.000 Positionen im Jahr der Unterschied zwischen 1.000 und 200 Fehlern.
5. Kapitalbindung
Wer keine Halle mietet, keine Regale kauft und keinen Stapler finanziert, hat dieses Geld für Ware, Marketing oder Sortimentsaufbau – also für die Dinge, die tatsächlich Umsatz erzeugen.
So vergleichen Sie Angebote seriös
- Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen. Bitten Sie um eine Beispielrechnung auf Basis Ihrer letzten zwölf Monate, nicht um eine Preisliste.
- Fragen Sie nach den Nebenpositionen. Wareneingang, Einlagerung, Retourenbearbeitung, Sonderarbeiten, Kartonage, Etiketten, Beilagen – hier liegt der Unterschied zwischen günstig und teuer.
- Klären Sie den Porto-Weg. Rechnet der Dienstleister das Porto durch, oder schlägt er auf? Beides ist legitim, aber Sie müssen es wissen.
- Prüfen Sie Mindestumsätze. Eine Mindestabnahme macht aus variablen Kosten wieder fixe.
- Rechnen Sie den Umzug mit. Einmalige Kosten für Bestandsverlagerung, Anbindung und Parallelbetrieb gehören ins erste Jahr.
Wann sich der Wechsel nicht lohnt
Der Vollständigkeit halber: Wenn Sie eine eigene, bezahlte Halle besitzen, gleichmäßige Mengen fahren, ein sehr spezielles Handling brauchen und ein eingespieltes Team haben – dann lassen Sie es. Externes Fulfillment ist ein Werkzeug, kein Glaubenssatz. Es lohnt sich dort, wo Schwankung, Wachstum oder Personalmangel die eigene Struktur teurer machen, als sie aussieht.
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